Kaj je dokument; naštejte nekaj primerov? V kakšni tehnični obliki je lahko dokument? Po katerih značilnostih razlikujemo dokumente? Kakšni so dokumenti po zaupnosti? Od koga lahko izvirajo dokumenti?

Kaj je namen priloge? Kako ravnamo s prilogami?

Kaj je zadeva? Na koga ali kaj se zadeva lahko nanaša? Čemu v dopisu na kratko oznaimo zadevo?

Kaj shranjujemo v dosjeju? Kakšna je vsebina personalnega dosjeja? Kakšno pravilo poznate v zvezi z evidentiranjem dosjeja in dokumentov v njem? Opišite razliko med zadevo in dosjejem.

Kje shranjujemo že rešene zadeve? Koliko časa hranimo rešene zadeve v tekoèi zbirki? Kolikšen je rok hranjenja za zadeve v stalni zbirki?

Kdo in zakaj uporablja pečat? Opišite obliko in vsebino pečata. Zakaj je potrebno voditi evidenco o pečatih? Kaj je zapisano v evidenci pečatov? Kam odtisnemo pečat na dopisu? Zakaj pri delu uporabljamo štampiljke? Kaj pomeni kratica M.P.? Zakaj uporabljamo žig?

Opišite urejeno delovno okolje od vhoda v poslovno oz. upravno zgradbo do delovnega mesta. Kakšne so prednosti in slabosti individualnih oz. skupnih pisarn. Kako razlikujemo sobni inventar? Kakšne pogoje moramo upoštevati pri opremljanju pisarne oz. delovnega mesta.

Katere lastnosti naj bi imeli vsi zaposleni, da bi delo uspešno potekalo? Pojasnite smisel poklicne molčečnosti? Kako si predstavljate discipliniranost na delovnem mestu?

Kakšna so pričakovana pravila vedenja in olike v vsaki organizaciji? Na kaj vse morate paziti pri poslovnem razgovoru?

V kakšnih oblikah je lahko prejeta pošta? Naštejte, na kakšne naèine lahko pošiljke prispejo v zavod, organ ali podjetje?

Na kaj mora biti uslužbenec vložišča pozoren, ko sprejema vloge neposredno od strank? Za kakšno vlogo pravimo, da je formalno pomanjkljiva? Kakšen je postopek s takšno vlogo, če jo stranka osebno prinese ali če prispe po pošti? Kako je z reševanjem formalno nepopolne vloge? V katerih primerih uslužbenec ne sme sprejeti vloge neposredno od stranke? V katerih primerih, ko stranka osebno prinese vlogo, mora uslužbenec v vložišču napisati uradni zaznamek? Kako lahko stranka poda vlogo na zapisnik? Kaj stori uslužbenec vložišča, če organ ni pristojen za reševanje vloge? Obrazložite, kako je s sprejemom vloge, napisane na disketi? Ali je možno sporočiti vlogo po telefonu? Kako uslužbenec vložišče potrdi stranki prejem strankine vloge? V katerem primeru se stranki pošlje taksni opomin, kako se ji ga pošlje in kaj je z reševanjem takšne vloge?

Katere so prednosti raznašalske službe? Kam izročijo raznašalci pošiljke; za kakšne vrste dokumentov gre predvsem?

Kako se evidentira dokumente oz. priloge, ki smo jih prejeli po elektronski pošti? Kako stranka dokaže, da je plačala takso na vlogi v obliki elektronske pošte? Kako je treba ravnati, ko po faksimilni napravi prispe sporočilo v organ, zavod ali podjetje?

Kaj je temeljno pravilo glede evidentiranja internih zadev?

Kdo lahko odpira pošiljke? Kako pooblaščeni uslužbenec razporedi vse pošiljke? Katerih pošiljk ne sme odpreti? Kdo odpira pošiljke, označene kot zaupne? Kdo odpira pošiljke v zvezi z razpisi in natečaji? Kako potrdimo datum prejema takšne pošiljke? Kako delavec v vložišču prepozna pošiljko za javni razpis ali natečaj? Zakaj je potrebno ohraniti v tajnosti pošiljateljevo ime pri pošiljko za javni natečaj oz. razpis? Kako ravna vložišče s pošiljkami finančne, raèunovodske in knjigovodske narave? Kdo evidentira strokovne časopise, knjige in uradne liste? Kdo odpira vrednostna pisma in pakete? Kakšno ravnanje zahteva pošiljka, če delavec pri odpiranju pošte ugotovi, da je dokumentu priložen denar? Kdo odpira pisma, naslovljena na vodilne uslužbence? Navedite primer naslova zasebne pošiljke. Navedite primer uradne (nezasebne) pošiljke. Kakšna je razlika med pošiljko, ki je napačno dostavljena in pošiljko, ki je napačno naslovljena (kje je prišlo do napake, kakšen je nadaljnji postopek s takšno pošiljko)?

Kakšen je postopek z dokumentom, predno se ga odpošlje v kakršnikoli obliki? Kako razlikujemo poštne pošiljke? Kaj prištevamo med knjižene in kaj med neknjižene pošiljke? Znaš našteti poglavitne razlike med knjiženimi in neknjiženimi pošiljkami? Kako je treba opremiti vrednostno pismo? Na kakšne načine lahko pošljemo denar, čeke, vrednostne papirje? Naštejte oblike pošiljke, za katere lahko zahtevamo posebne poštne storitve? Kako naslavljamo pošiljke? Kdaj pri pošiljanju uporabimo povratnico? Kako v državni upravi vročajo pošiljke? Kakšen je postopek, ko raznašalec dostavi pošiljko z vročilnico?

Zakaj vodimo kontrolnik poštnine? Kako kontrolnik poštnine ob koncu leta zaključimo?

Kako lahko frankiramo pošiljke? Kaj je frankiranje? Na kakšne načine lahko poravnamo poštnino?

Kaj je poglavitni namen prejemne štampiljke? Na katere dokumente je treba odtisniti prejemno štampiljko? Kakšne oblike je prejemna štampiljka in katera polja vsebuje? Narišite prejemno štampiljko in izpolnite vsa polja z izmišljenim primerom. Na kateri del dokumenta vložišče odtisne prejemno štampiljko? S katerim datumom vložišèe opremi prejemno štampiljko na prispeli pošiljki?

Na kakšne načine je mogoče učinkovito razvrstiti, urediti in hraniti dokumentarno gradivo? Naštejte nekaj pravil abecednega razvrščanja. Zakaj pravimo, da je številčni sistem razvrščanja zadev posreden? Kako razvrščamo dokumentarno gradivo po kronološkem načinu? Kdaj je primerno uporabiti geografski sistem razvrščanja? Opišite vsebinsko razvrščanje zadev. Kaj veste o začetkih in razvoju decimalne klasifikacije?

Kaj je pisarniška odredba, kako je sestavljena? Navedite en primer pisarniške odredbe in razložite kaj pomeni. Kdo zapiše pisarniško odredbo, kam jo zapiše in zakaj? Kako strokovni delavec sporoči v vložišče, da je zadeva pomanjkljiva? Kako stranko obvestimo, da mora zadevo dopolniti? Kako pisarniški delavec v vložišču ve, da je strokovni delavec zadevo rešil?

Kako vodimo evidenco zaupnih zadev? Opišite delovodnik za zaupne zadeve.

Praktično prikažite, katere podatke je smiselno napisati na ovoj zadeve? Obrazložite, kako pisarniški delavec sestavi šifro zadeve? Kako pisarniški delavec ve, da je prispel dokument v že obstoječi zadevi? Kakšne so možnosti, kje se zadeva nahaja? Opišite postopek z dokumentom pri vsaki možnosti. Kako pisarniški delavec tehnično oblikuje zadevo, ko prispe prvi dokument – opišite celoten postopek do izročitve zadeve strokovnemu delavcu:

Naštejte vse možne iskalne ključe pri računalniškem vodenju evidence. Kakšno je pravilo v zvezi z evidentiranjem dokumentov in kako je z datumom prejema v računalniški evidenci? Kaj je zaporedna številka zadeve in kako jo določimo, če vodimo evidenco ročno in z računalnikom? V prejemno štampiljko vpišite vse podatke iz šifre zadeve. Kdo določi zaporedno številko pri računalniškem vodenju evidence? Kakšen način razvrščanja ustreza računalniški evidenci v državni upravi?

Kakšen način razvrščanja ustreza evidenci s kartotečnim kazalom? Prikažite povezavo dveh kartotečnih kartic v primeru, ko je pisarniški delavec v vložišču pomotoma nastavil še eno kartico na isto fizično osebo. Prikažite povezavo v primeru, ko je pravna oseba med postopkom spremenila svoj naziv.

Naštejte, kako lahko organiziramo rokovnik. Kakšen je postopek, ko prispe manjkajoči dokument k zadevi, ki je v rokovniku? Kako ravna pisarniški delavec v primeru, ko se rok izteče na nedelovni dan? Kako pisarniški delavec ravna, če je zadeva v rokovniku in stranka predčasno pošlje manjkajoči dokument?

Prikaži zaključek sodobnega delovodnika. Opiši razliko med sodobnim delovodnikom in delovodnikom za zaupne zadeve (oblika, shranjevanje, kakšne zadeve vpisujemo, pravila za vpisovanje). Kdaj pričnemo in kdaj končamo voditi delovodnik. Kako ravnamo z nerešenimi zadevami v delovodniku v novem letu? Kdaj in zakaj rezerviramo prostor v delovodniku? Zakaj pravimo, da je vodenje zadev v delovodniku posreden način?

Kaj je značilno za poslovne dopise? Kakšni so po obliki in videzu? Kaj vsebujejo, česar si uradni dopisi ne morejo privoščciti? Naštej sestavne dele poslovnega pisma. Kako je razdeljena vsebine poslovnega pisma? Kako se v poslovnem pismu sklicujete na prejšnji dopis?

Kateri so obvezni in neobvezni deli uradnega dopisa. Kaj je zapisano v glavi uradnega dokumenta? Kako oblikujemo prejemnika – na čigavo zahtevo? Kaj pomeni na uradnem dokumentu beseda ZVEZA? Naštejte pravila, ki jih morate upoštevati pri pisanju besedila (kratice, navajanje uradnega lista, kakšen naj bo jezik, kako je s pripisi in dostavki, kako je s podčrtovanjem)? Kdo lahko podpiše uradni dokument? Kako označujemo priloge v dopisu? Na katere uradne dokumente odtisnemo pečate in kam jih odtisnemo? Kako na uradnem dokumentu napišemo, katere osebe bodo obveščene o vsebini dokumenta?

Kaj vsebuje uradni zaznamek. Katere vrste zapisnikov poznate. Kako bi sestavili redni zapisnik?

Katere podatke v dokumentu je dolžan preveriti podpisnik? Kakšna je razlika med klasičnim in sodobnim načinu podpisovanja? Navedite primer podpisovanja po pooblastilu (nadomestno podpisovanje). Kako se ne sme izkazovati pooblastila za podpisovanje? Kaj pomeni kratica v. d. in kje pri podpisu se uporabi? Kdaj je primerno uporabiti kratico l. r. in kje pri podpisu se zapiše? Kje je shranjen skeniran podpis in kdaj ga uporabimo? Kaj je faksimile? Kakšno pravno veljavo imata skeniran podpis in faksimilen podpis?

S pomočjo naslednje tabele boste imeli pregled nad vrstami gradiva. V prazne rubrike vpišite manjkajoče besedilo in bolje boste razumeli in razlikovali med trajnim, arhivskim gradivom in gradivom, ki ima določen rok trajanja.